Все об event индустрии, йоу 18 янв. 2018 в 07:55
«Часть корабля, часть команды» или как работать с волонтерами на мероприятии. Часть 1.
Про командообразование и поиск идеальных людей для реализации любого проекта, в том числе и мероприятий, написано немало книг, статей, да и чего только нет. Часто бывает, что основная команда, работающая над мероприятием может состоять из 2-3-4 человек, но ошибочно думать, что их хватит для проведения среднего по масштабам события от нескольких сотен до 1,5-2 тысяч человек. Поэтому в этом посте хочу рассказать вам об очень важных людях, которые часто остаются “за кадром”, но без которых мероприятие конечно может случиться, но уровень его будет оставлять желать лучшего.
Итак, без кого же совсем не обойтись организатору на площадке?
В этом посте поделюсь своим опытом работы с волонтерами. Стоит со всей серьезностью отнестись к выбору людей на эту позицию, ведь они не только будут в каком-то смысле лицом вашего мероприятия, но и помогут вам “развязать руки” как организатору и освободить от большей части задач, оставив вам главную роль контролера процесса и “хозяина вечеринки”.
Важен подход, где волонтер - это человек, выполняющий определенный круг назначенных задач, о которых вы заранее договорились. Ключевые качества - ответственность, доброжелательность, любовь к людям (хотя бы на время вашего ивента) и живой интерес к вашему событию.
Давайте разберем на примере нашего фестиваля «Путевое дело», что может делать волонтер на площадке и как заранее понять сколько людей вам нужно.
Определяем зоны ответственности и направления:
✔работа со спикерами (встретить, прозвонить, показать площадку и место/зал выступления, вручить бутылку воды),
✔встреча гостей (сюда определяем самых веселых и улыбчивых экстравертов, готовых не одну сотню раз за день повторить одно и тоже, не превращаясь в робота),
✔отслеживание тайминга выступлений (если несколько залов и важно выдержать синхронность и пунктуальность) + управление техникой на случай если нет отдельного технического специалиста (по 1 человеку на зал),
✔контроль за общей обстановкой и разными бытовыми деталями - чистота, своевременный вынос мусора, питьевая вода и много разных мелочей,
✔помогать гостям рассаживаться в зале, выставлять дополнительные стулья, координировать гостей на площадке.
При этом стоит помнить, что волонтеры не личные куклы Карабаса-Барабаса и могут захотеть уйти пораньше, вообще не дойти по каким-либо причинам, пойти на обед или по своим важным делам. Поэтому, по возможности, ищем помощников в количестве с некоторым запасом.
В день мероприятия волонтеров стоит собрать пораньше рассказать им о событии, идее, общем концепте и деталях дня, познакомить с основной командой, раздать распечатанный тайминг/программу/сценарий, собрать контактные телефоны на всякий случай (и дать свои или того, кто будет курировать) и провести с ними короткий и четкий инструктаж:
● распределить зоны ответственности,
● рассказать круг обязанностей каждому и дать практически пошаговые инструкции, -пояснить к кому по каким вопросам идти и обязательно рассказать,
● что делать в нестандартных ситуациях
● и какие вопросы волонтер ни в коем случае не должен решать самостоятельно.
Например, обрабатывать негатив от гостя, пытаться решить вопросы от имени организатора или разрулить конфликт.
Мой первый опыт работы с целой командой волонтеров получился настолько удачным, что я еще много дней спустя после фестиваля не могла поверить, что на помощь пришли такие замечательные люди всех возрастов, суперответственные и четкие в работе, что оставалось только держать “руку на пульсе”, общаться с гостями и даже в каком-то смысле отдыхать и наслаждаться происходящим на своем собственном мероприятии.
А во второй части статьи я расскажу где и как искать волонтеров, чем их мотивировать в случае бесплатных событий и поделюсь своими самыми главными выводами.
Не стесняйтесь ставить лайки, делать репосты. если статья была полезной, и делитесь своим опытом, пишите ваши вопросы в комментариях
Да прибудет с нами неисчерпаемый запас кофе, бесплатная площадка и продвижение без бюджета.
Всем soldout!